Holacratie #3 : Des réunions plus courtes et efficaces

Marre des réunions improductives dans lesquelles ce sont ceux qui ont les mains sur les freins qui donnent le rythme ? L'holacratie nous aide à réduire l'écart entre travail prescrit et travail réel au moyen de deux types de réunions.

Les réunions en holacratie
Les Indégivrables

Dans l’éducation nationale, il n’y avait probablement pas besoin de vous faire un dessin concernant les réunions…

Quel que soit l’endroit où vous travaillez, il y a de grandes chances que vous vous retrouviez dans des réunions dont on peine à comprendre l’objet, dans lesquelles ce sont toujours les mêmes qui parlent (ceux qui parlent le plus fort, en général), dont l’ordre du jour s’étiole au fil des digressions (quand il y a un ordre du jour…), dont l’heure de fin n’a pas été annoncée, dont les membres ne voient pas bien ce qu’ils font là, etc. L’holacratie vous propose de passer de ces réunions chronophages et inefficaces à deux types réunions distinctes pour travailler sur l’organisation (les réunions de gouvernance dans lesquelles on travaille sur les nouveaux rôles et activités dont on a besoin) ou dans l’organisation (les réunions de triage opérationnelles). Ce qui n’exclut pas les réunions ad hoc, auxquelles on peut ajouter des réunions de stratégie (qui sont un équivalent de nos Congrès actuels au cours desquels on priorise nos axes pour les années à venir).    

Des réunions ritualisées au déroulement très précis

Pour que les prises de parole soit réfléchies et équitablement réparties, les concepteurs de l’holacratie ont donc mis au point deux types de réunions.

La réunion de gouvernance : elle sert à créer ou modifier des rôles ou des cercles. Il s’agit de travailler sur l’organigramme (ou plutôt sur l’holarchie). Pour ce faire, on suit un processus très précis: une personne fait une proposition depuis son rôle, des questions de clarifications sont posées, des réactions sont recueillies puis on traite les éventuelles objections. Ces objections sont rejetées ou intégrées au moyen d’un processus de prise de décision intégrative (voir plus loin) jusqu’à ce qu’elles soient toutes traitées et qu’il n’y ait plus d’objections.

La réunion de triage : son objectif est de gérer les projets et actions courantes, le quotidien. Il s’agit de se coordonner pour que chacun puisse être ensuite le plus opérationnel possible dans son rôle. Elles commencent par un tour d’horizon des actions, des indicateurs et des avancées dans chaque projet. On construit ensuite l’ordre du jour au fur et à mesure. Chacun vient avec ses tensions qui deviennent des points à l’ordre du jour et on les traite un par un. Le Facilitateur de la réunion demande à la personne dans son rôle : « de quoi as-tu besoin? » et le groupe essaye alors de se centrer sur le besoin de cette personne pour essayer de résoudre sa tension. Ce qui se traduira concrètement par une nouvelle action ou un nouveau projet.

Ceux qui ont déjà mis en place des éléments de la pédagogie institutionnelle comme les plans de travail, les conseils coopératifs, les DVDP (Discussions à Visée Démocratique et Philosophique) ou des dispositifs comme les GASP (Groupes d’Analyse de Situations Professionnelles) qui sécurisent la parole et la rendent constructive seront très vite à leur aise. C’est ce cadre qui permet la liberté. Une polarité de plus que l’holacratie permet de dépasser. Vous retrouverez le déroulement exact de ces réunions dans la Bande dessinée sur l’Holacracy.

Holacratie et réunions: des rôles explicites et élus pour les mener

Le rôle de facilitateur : essentiel en holacratie. Il nécessite d’être formé à la conduite des réunions. Il est chargé de faciliter les réunions de gouvernance et de triage en toute neutralité. Il est le garant du processus. Il doit s’assurer que le tempo soit bon et que chacun reste dans son rôle à chaque étape des réunions.

Le rôle de secrétaire : ses redevabilités : programmer les réunions et en informer les membres ; enregistrer et publier les résultats des réunions ; interpréter la Gouvernance et la Constitution sur demande.

Des prises de décisions plus rapides et plus efficaces

Au cours des réunions de gouvernance, on pratique les prises de décision par consentement plutôt que par consensus. En résumé : plutôt que de demander « est-ce que tout le monde est d’accord », le facilitateur demande: « est-ce que quelqu’un à une objection? ».

Dans un collège, une école, dans tout collectif, si une proposition est émise, on fonctionne habituellement en posant la question : “est-ce que tout le monde est d’accord?”. Les chances sont alors assez grandes de se revivre le même schéma de discussion: de multiples obstacles vont être anticipés, des digressions vont être faites (« Ah tiens, ça me fait penser à… »), certains vont dire ce qu’ils pensent du rôle des autres en suggérant d’autres manières de faire, ce qui sera mal pris par ceux qui n’ont rien demandé, d’autres voudront arriver à la proposition la plus parfaite, etc. Le risque, lorsqu’on souhaite arriver au consensus pour ne vexer personne, c’est que le plus petit dénominateur commun soit le statu quo. En holacratie, on pose plutôt la question : “Est-ce que quelqu’un a une objection?”. Ensuite, les objections qui sont recevables et traitées sont uniquement celles qui sont en rapport avec la raison d’être. Prenons un exemple: si la boussole d’un gouvernement ou d’une assemblée était la justice sociale. Si jamais quelqu’un proposait comme prochaine action de diminuer la taxe sur les yachts parce que par ruissellement tout le monde y gagnerait… Un des membres de ce collectif pourrait présenter une objection et celle-ci serait valide.

La recherche du consensus (peur de l’abandon) ajoutée à la peur de l’erreur fait que toute nouveauté est trop souvent perçue comme une perte de confort. Alors qu’au contraire, la prise de décision par consentement est un encouragement à la proposition et à la créativité. Cette manière de décider, conjuguée à un traitement communautaire des tensions, permet le passage à une culture de l’essai/erreur et de l’entraide.

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